Il n’existe pas de définition universellement acceptée de la coopération décentralisée. Jangu Le Carpentier, ancien président délégué des organisations de villes unies soulignait en 1994 que : « Ce qui est important aujourd’hui, c’est la prise de conscience que la coopération décentralisée est un concept qui a un impact important. … C’est un concept qui est encore un peu vague. (…) Si on essaie de le définir plus précisément, on prend un risque : soit on le définit de façon si générale qu’il devient un labyrinthe de contradictions, soit on le définit de façon si restrictive que tout le monde est complètement perdu. »

Cependant, de nombreuses formes de coopération décentralisée ont pour caractéristique commune d’impliquer des acteurs non étatiques dans le développement et la fourniture de services. En janvier 2000, Philip Lowe de la Commission européenne a préparé un guide opérationnel sur la coopération décentralisée, décrivant le concept principalement comme une manière différente de travailler qui place tous les types d’acteurs au centre du processus de coopération et les implique tout au long du cycle des activités, en définissant les rôles et les responsabilités de chaque partie, conformément au principe de subsidiarité. Une étude du PNUD de 2001 définit la coopération décentralisée comme « un partenariat à long terme entre les communautés de différentes villes ou communes et comme un mécanisme permettant d’établir un nouveau mode de partenariat, axé sur les relations directes entre les zones régionales, par opposition au modèle qui favorise la coopération bilatérale au niveau national ». Un comité sur la coopération décentralisée de Cités et Gouvernements Locaux Unis (CGLU), qui s’est réuni à Washington le 10 février 2006, a défini la coopération décentralisée comme « un partenariat solide entre des communautés locales étrangères » [dans le but de] « promouvoir la prospérité mutuelle et consolider le développement et la gouvernance locaux. » ONU-Habitat considère la coopération décentralisée comme un processus « par lequel les villes (ainsi que d’autres institutions) travaillent ensemble pour définir leurs problèmes et développer des solutions appropriées basées sur l’expérience partagée entre des groupes similaires. » La coopération décentralisée est connue sous plusieurs noms, tels que le jumelage, la coopération de ville à ville, le jumelage de villes et le jumelage. Plus récemment, un nouveau concept, la coopération internationale municipale (CIM), a rejoint la littérature sur la coopération décentralisée, ouvrant la possibilité de fournir une assistance technique et financière à long terme aux gouvernements municipaux dans un esprit de partenariat et d’intérêt commun global.

Le principe sous-jacent est qu’une coopération et des échanges plus étroits entre les municipalités de Roumanie et de Belgique peuvent conduire à des solutions créatives et efficaces pour les questions de développement local. Le MIC englobe également la mise en réseau et la coopération entre les associations d’autorités locales et régionales en Roumanie et en Belgique. Comme indiqué précédemment, il existe de nombreuses définitions de la coopération décentralisée, parfois assez contradictoires entre elles, et aucune de ces définitions ne peut être considérée comme dominante. Dans le cadre de ce document d’évaluation, en gardant à l’esprit l’objectif global des forums sur la coopération décentralisée entre la Belgique et la Roumanie, la coopération décentralisée est définie comme tout projet, initiative ou partenariat entre au moins une autorité sub-nationale belge et une autorité sub-nationale roumaine.